嘉義市嘉北國民小學校友會第1屆第2次理事監事聯席會會議紀錄
一、日期：103年2月13日(星期四)下午19時00分
二、地點：嘉義市嘉北國民小學活動中心
三、主席：洪修富理事長 記錄：吳郁宗總幹事
四、出席人員：洪修富、林進忠、黃怡憲、陳信劭、賴倩瑜、呂美珠、洪瑞憶
賴明賢、邱彩玲。
請假人員：張溫晃、曾雅群、李宏章
列席人員：許忠和校長、吳郁宗、邱寶鳯、鄭雅 君、陳玉惠、楊香珍、盧建佑
洪孟湘、林佩儀
五、主席致詞：感謝大家在過年尾聲參與本次會議，在元宵夜向各位拜個晚年；本次會議應到理事9人，實到7人；監事應到3人，實到2人，已達法定人數，請大家踴躍發言。
六、列席來賓致詞：歡迎各位校友回校參與活動，如有需要學校服務可直接反應處理。
七、報告事項：(一)有關本會向市府申請成立案，市府已於103年1月23日府行字第1035002705號核發各理、監事當選證書，目前存放在辦公室，預定在揭牌當天請市長或其他長官再頒發，組織成立證書市府近期會核發。(二) 本會103年2月5日嘉友會1030003號會議通知單之抬頭及開會事由應更正為”第1屆第2次理監事聯席會議”，請大家見諒。
八、討論提案：
案由一：決定本會財務、行政管理案。
說明：(一)帳戶設立在埤子頭郵局，支用章除印信乙枚，由洪理事長保管，另支用章由理事長、常務監事、出納三枚代表前往開戶。
(二)授權經辦額度：1.總幹事-10,000元以下。2.理事長-20,000元以下。3.理事會-100,000元以下。4.100,001元以上案件提案轉由年度或臨時會員大會決定。
(三)核銷流程及負責人員：經辦(總幹事)→審核(常務監事)→理事長→驗收→登帳(會計)→付款(出納)。
(四)收發文：1.由總幹事負責保管理事長發文簽名章。2.例行事務：經辦(總幹事)→審查(常務理事)→核判(理事長)。3.緊迫案件：總幹事可先經理事長同意後發文，補送常務理事審閱。4.由學校協助建立發文簿，校友會準備正、副本各一份，正本發文後由對方機關蓋收文章確認，副本自存。
(五)代理人：理事長第一代理人由常務理事黃怡憲擔任；第二代理人由常務理事林進忠擔任。
決議：照案通過。
案由二：校友回娘家籌辦。
說明：(一)日期：103年3月15日。
(二)流程：全體參加校長8:00戴校友帽到校集合→揭牌儀式開始(8:30)→籌組過程報告→理事長致詞→校長致詞→貴賓致詞(市長)→揭牌→頒發當選證書及職員聘書→大合照→禮成(校園巡禮憶當年)。
(三)參與校慶運動會：1.滾球活動(約9:30以後)徵求參與人員。2.丟水球遊戲--徵求靶員。
(四)分工：1.由吳總幹事擔任司儀及本會職員為會場接待人員。2.校友會牌匾由理事長及總幹事製作。3.職員聘書請信劭老師負責製作。4.校園老舊照片由信劭老師蒐集佈置。5.攝影人員請玫容協助。6.道具由美珠理事負責製作。7.校友會辦公室學校協助佈置。8.捐款芳名海報由美珠理事負責製作。8.學校管樂家長後援會支援本次校慶系列活動，校慶後再由下次理監事聯席會檢討成效及捐款該會額度。
決議：照案通過。
案由三：審查新加入會員案。
說明：本次申請新加入會員有劉佳鑫及林美慧二人。
決議：同意其加入會員申請。
六、臨時動議：
案由一：本會聘請顧問標準。
說明：(一)任期同理事長時間。(二)顧問費5,000元/人以上。(三)暫不設首席顧問等職。(四)請總幹事設計入會申請表格。
決議：照案通過。
案由二：管樂校友團辦理進度。
說明：(一)指揮帥正平 老師可以上課時段為週六15:00至17:30。(二)未來校友會管樂團上課時段須有家長或幹部在學校協助安全管理。(三)目前尚無法找到協助的家長。(四)費用收取與管理。
決議：由學校主辦校友管樂團，校友會代辦有關費用收取與管理。
案由三：嘉義市103年度社區營造點徵選及輔導計畫提案補助。
說明：(一)本案係社區文化資源調查、社造志工籌組等工作。(二)最高補助可達8萬元。(三)許校長有協助詢問可結合社區辦理。
決議：學校協調尋求仁義社區或其他社區發展協會是否有合作意願。
七、新春團拜開始。
